Manual do sistema de Folha e Ponto

Sumário

• 
  
• 1. Informações Gerais
• 1.1. Abonadas
• 1.2. Prazos
• 1.3. Vale Alimentação
• 1.4. Holerites
• 1.5. Férias
• 1.6. Abono Pecuniário
• 1.7. Formulários e Modelos
• 
  
• 2. Sistema de Folha
• 2.1. Consulta de dados de funcionários
• 2.2. Dependentes
• 2.3. Lançamento de ocorrências
• 2.3.1. Abonada
• 2.3.2. Folga Justiça Eleitoral
• 2.3.3. Doação de sangue
• 2.3.4. Licença gala
• 2.3.5. Licença nojo
• 2.3.6. Compensação de horas
• 2.3.7. Compensação do dia todo
• 2.3.8. Declaração de horas
• 2.3.9. Declaração do dia todo
• 2.3.10. Atestado de horas
• 2.3.11. Atestado do dia todo
• 2.4. Atestados e Declarações de Acompanhantes
• 2.5. Demais Afastamentos
• 2.5.1. Afastamento INSS
• 2.5.2. Afastamento Doença Aposentados
• 2.6. Relatórios
• 2.6.1. Ocorrência por funcionário
• 
  
• 3. Sistema de Ponto
• 3.1. Justificativas
• 3.2. Escalas
• 3.3. Coleta do AFD
• 3.4. Importação de arquivo
• 3.5. Cálculo do período
• 3.6. Manutenção e impressão do espelho
• 3.7. Como enviar o espelho ao RH
• 3.8. Horas Extras e Atrasos
• 3.9. Funcionário com 2 vínculos
• 3.10. Ausência Justificada
• 4. Dúvidas Frequentes

1. Informações Gerais

1.1. Abonadas

As Faltas Abonadas serão de 06 (seis) ao ano, desde que justificadas, e não serão descontadas do vencimento ou salário do servidor público.

§ 1º – Não serão permitidas duas faltas abonadas em um mesmo mês, e nesta hipótese apenas 01 (uma) será considerada abonada e a outra descontada normalmente como falta injustificada.

§ 2º – No ano de contratação do servidor, as faltas abonadas serão concedidas de forma proporcional conforme relação abaixo:

• I. 06 (seis) abonadas para contratados em janeiro e fevereiro;
• II. 05 (cinco) abonadas para contratados em março e abril;
• III. 04 (quatro) abonadas para contratados em maio e junho;
• IV. 03 (três) abonadas para contratados em julho e agosto;
• V. 02 (duas) abonadas para contratados em setembro e outubro;
• VI. 01 (uma) abonada para contratados em novembro e dezembro;

§ 3º – As abonadas deverão ser solicitadas com no mínimo 03 (três) dias de antecedência e devidamente autorizadas pelo chefe imediato.

A RESPONSABILIDADE PELO CONTROLE DA QUANTIDADE DE ABONADAS, FOLGAS DE JUSTIÇA ELEITORAL DISPONÍVEIS E ENTREGA DE QUAISQUER OCORRÊNCIAS É EXCLUSIVA DE CADA SERVIDOR.

Todas informações a respeito dos direitos dos funcionários podem ser consultadas na lei municipal 3706/2015 que pode ser acessada no link abaixo:

Lei 3706/2015

E também na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no link abaixo:

CLT

1.2. Prazos

Os prazos definidos para pagamentos e entregas de documentos no RH são:

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• Pagamento de salário: Até o quinto dia útil do mês.
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• Pagamento do vale alimentação: Até o dia 25 de cada mês.
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• Período de fechamento: Do dia 16 de um mês ao dia 15 do próximo. (com exceção de dezembro que será de 16/11 a 10/12.
• 
  Entrega dos espelhos fechados conferidos e assinados pelos funcionários: Até 3 dias úteis contando da data do início do fechamento.
• 
  Início do fechamento: Primeiro dia útil após o dia 15 com exceção em dezembro que se inicia no primeiro dia útil após o dia 10.

1.3. Vale Alimentação

• O funcionário recém-admitido só tem direito ao vale alimentação do mês atual caso tenha ingressado até o dia 15, caso contrário, receberá apenas no mês subsequente.

Os servidores que recebem cesta básica e pretendem trocar pelo vale alimentação devem protocolar o pedido até o dia 15 de agosto do ano vigente para que possam receber em janeiro do próximo ano. Caso percam o prazo, receberão apenas no outro ano.

Exemplo:

• João protocolou o pedido de vale-alimentação no dia 15 de agosto de 2024, e irá receber a partir de janeiro de 2025.
• Já Maria que protocolou o requerimento em 16 de agosto do mesmo ano, receberá apenas a partir de janeiro de 2026.

1.3. Holerites

Podem ser consultados no portal do servidor:
https://servidoronline.gcaspp.com/logingcaspp.aspx?

Primeiro acesso: Clicar em “primeiro acesso”. Caso não possua e-mail cadastrado, deve-se comunicar o RH.

1.4. Férias.

As programações de férias devidamente autorizadas devem ser enviadas para os e-mails
rh3@saomiguelarcanjo.sp.gov.br e rh2@saomiguelarcanjo.sp.gov.br.

1.5. Abono pecuniário

Deve ser protocolado dentro do prazo legal de até 15 dias antes do vencimento do período aquisitivo.
Caso seja protocolado fora do prazo, deve vir autorizado pelo superior imediato.

1.6. Formulários e Modelos

Apenas serão aceitos os seguintes formulários:

• Abonada
• Formulário Diária
• Justificativa de ausência de ponto
• Justificativa de esquecimento
• Requisição de Crédito
• Requisição de Débito
• 
  

2. Sistema de Folha

Para que seja realizado o fechamento dos espelhos de ponto da forma correta é importante que todas as ocorrências tenham sido informadas no sistema da folha. Esta seção trata de cada passo da consulta de dados e inclusão de ocorrências.

2.1. Consulta de Dados de Funcionários

Entre os dados mais solicitados e consultados pelos locais de trabalho está o número funcional. Ele pode ser consultado da seguinte forma:

1. Clicar em Funcionário -> Funcionários.
2. Clicar na Lupa.

1. Digitar o nome ou parte do nome do funcionário.
2. Dois cliques na seta para abrir os dados.
3. Apertar a tecla Enter para carregar as informações.
4. 
   

2.2. Dependentes

O sistema permite que sejam incluídos dependentes no cadastro dos funcionários para fins de previdência, salário-família, imposto de renda e para que não seja necessário apresentar documento em casos de atestados ou declarações de acompanhantes.

APENAS O RH REALIZA O CADASTRO DE DEPENDENTES

Para o cadastro, o funcionário deve apresentar um documento do dependente com CPF LEGÍVEL e informar no mesmo se é para fins de imposto de renda. Documentos sem CPF ou com CPF ilegível não serão aceitos.

Na tela dos dados do funcionário, clicando na aba “Dependentes” é possível consultar quais dependentes estão cadastrados.

2.3. Lançamento de Ocorrências

IMPORTANTE: Sempre conferir o documento antes de lançar. Pontos importantes para conferir:

1. Se as informações estão legíveis;
2. Se o documento está corretamente preenchido e assinado;
3. No caso de abonadas, se o funcionário ainda tem abonadas disponíveis e se já não abonou no mesmo mês;
4. No caso de Folga Eleitoral, sempre conferir se o servidor possui folga relativa àquele período eleitoral, por meio do relatório mensal de ocorrências por funcionário;
5. Sempre anotar o número funcional no canto superior direito do documento;
6. Não são aceitos documentos em cópia, com exceção dos documentos de folga eleitoral cujo limite de folgas concedido ainda não tenha sido atingido;
7. São aceitos documentos assinados digitalmente, desde que possuam meios de verificação de autenticidade (QR Code ou código de autenticação).

Para o lançamento das ocorrências, siga o passo a passo:

1. Clicar em Rotinas Mensais – Lançamento Ocorrências;
2. Digitar o número funcional do funcionário e apertar ENTER, em seguida clicar em Incluir Ocorrência.

2.3.1. Abonada

Conferir se o documento está preenchido corretamente e se está com a assinatura do funcionário e do chefe imediato.

• Dt. Previsão Retorno: Deve ficar em branco;
• Dias Afast.: Sempre será igual a 1;
• Preencher o histórico no padrão: Xª Abonada (No lugar do “X” vai o número da abonada);
• Dúvidas podem ser consultadas na seção Abonadas.
  
  
  
  
  
  

2.3.2. Folga Justiça Eleitoral

• Lançar em ordem cronológica;
• Anotar no documento original o número da folga e a data tirada, entregando uma cópia no RH;
• Na última folga, entregar o documento original no RH;
• Se atentar ao limite de folgas por documento;

• Autorização: Deve ser concedida pelo chefe imediato;
• Dt. Previsão Retorno: Deve ficar em branco;
• Dias Afast.: Igual ou maior que 1;
• Preencher o histórico no padrão: Xª folga – Xº turno – eleições – 20XX;
• Na dúvida, consultar a seção Relatórios (2.3).

2.3.3. Doação de Sangue

• Dt. Previsão Retorno: Deve ficar em branco;
• Dias Afast.: Sempre será igual a 1;
• Preencher o histórico no padrão: Doação de Sangue;
• Permitido apenas 1 dia por ano.

2.3.4. Licença Gala

Documento necessário: Certidão de Casamento.

• Dt. Previsão Retorno: Deve ficar em branco;
• Dias Afast.: Sempre será igual a 8 dias;
• Preencher o histórico no padrão: Licença gala;
• São 8 dias contados a partir da data da cerimônia civil.
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

2.3.5. Licença Nojo

Documento necessário: Declaração ou Certidão de Óbito

• Dt. Previsão Retorno: Deve ficar em branco;
• Dias Afast.: Igual a 1 ou 8 dias, conforme a Lei 3706/2015;
• Preencher o histórico no padrão: Óbito – (grau de parentesco);
• Para parentes diretos (genitores, filhos, cônjuges, etc.), a licença é de 8 dias consecutivos;
• Para outros parentescos, é permitido 1 dia (escolha entre data do falecimento ou do sepultamento).
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

2.3.6. Compensação de horas

Conferir se o documento está preenchido corretamente e se está com a assinatura do funcionário e do chefe imediato.

• Preencher o horário de início e de fim;
• Preencher o histórico no padrão: Compensou XXHXX – Restam XXHXX.

2.3.7. Compensação do dia todo

Conferir se o documento está preenchido corretamente e se está com a assinatura do funcionário e do chefe imediato.

• Dt. Previsão Retorno: Deve ficar em branco;
• Dias Afast.: Igual ou maior que 1;
• Preencher o histórico no padrão: Compensou XXHXX – Restam XXHXX.

2.3.8. Declaração de horas

• Sempre preencher o horário de início e horário de fim (caso fique em branco o sistema não permitirá lançamento de ocorrências com data posterior ao início da ocorrência);
• Sempre preencher o histórico no seguinte padrão: (Local do exame ou consulta) – (Realização de exames ou Consulta);
• Tempo de trajeto:
  • Para consultas fora do município, pode ser considerado o tempo de trajeto até outra cidade;
  • O tempo de trajeto pode ser consultado através do aplicativo/site Google Maps;
  • O tempo acrescido do tempo de trajeto deve ser coerente com a escala de trabalho do servidor;
  • O horário original da declaração deve ser informado no histórico da ocorrência: (Local do exame ou consulta) – (Realização de exames ou Consulta) – Horário da Declaração: das XXHXX às XXHXX;
  • Caso o servidor tenha se utilizado de transporte da saúde a declaração pode ser lançada para o dia todo na ocorrência 71 desde que devidamente informados no histórico;

2.3.9. Declaração do dia todo

• Duração da ocorrência: Dt. Previsão Retorno sempre deve ficar em branco;
• Dias Afast. sempre será igual a 1 (caso fique em branco o sistema não permitirá lançamento de ocorrências com data posterior ao início da ocorrência);
• Sempre preencher o histórico no seguinte padrão: (Local do exame ou consulta) – (Realização de exames ou Consulta);
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

2.3.10. Atestado de horas

• Atestados médicos apenas são aceitos de médicos e dentistas;
• Sempre preencher o horário de início e horário de fim (caso fique em branco o sistema não permitirá lançamento de ocorrências com data posterior ao início da ocorrência);
• Sempre preencher o histórico no seguinte padrão: CID XXX – (Nome do médico) – (Cidade, caso não seja em São Miguel Arcanjo);
• Caso o CID esteja ilegível colocar: “Cid ilegível”;
• Caso não possua CID colocar: “Sem CID”;
• Tempo de trajeto:
  • Para consultas fora do município, pode ser considerado o tempo de trajeto até outra cidade;
  • O tempo de trajeto pode ser consultado através do aplicativo/site Google Maps;
  • O tempo acrescido do tempo de trajeto deve ser coerente com a escala de trabalho do servidor;
  • O horário original do atestado deve ser informado no histórico da ocorrência: CID XXX – (Nome do médico) – (Cidade, caso não seja em São Miguel Arcanjo); – Horário do Atestado: das XXHXX às XXHXX;
  • Caso o servidor tenha se utilizado de transporte da saúde a declaração pode ser lançada para o dia todo na ocorrência 123 desde que devidamente informados no histórico;
• Caso possua CID, preencher no respectivo campo marcado em amarelo;
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

2.3.11. Atestado do dia todo

• Atestados médicos apenas são aceitos de médicos e dentistas;
• Antes de lançar, verificar os últimos atestados lançados se o funcionário possui Atestados com mesmo CID ou relacionado e se atentar aos seguintes pontos:
  • A prefeitura paga apenas 15 dias no período de 60 dias para atestados do mesmo CID, relacionados ou sem CID;
  • Caso ultrapasse o funcionário deve ser afastado pelo INSS e procurar o RH para retirar a documentação necessária;
  • Na dúvida pode ser tirado o relatório conforme consta na seção :>Relatórios;
  • Caso ainda restem dúvidas ai podem ser tiradas dúvidas no RH pelos telefones (15) 3279-8008 ou (15) 3279-8026;
• Duração da ocorrência: Dt. Previsão Retorno sempre deve ficar em branco;
• Dias Afast. sempre será igual ou maior que 1 (caso fique em branco o sistema não permitirá lançamento de ocorrências com data posterior ao início da ocorrência);
• Sempre preencher o histórico no seguinte padrão: CID XXX – (Nome do médico);
• Caso o CID esteja ilegível colocar: “Cid ilegível”;
• Caso não possua CID colocar: “Sem CID”
• 
  

2.4. ATESTADOS E DECLARAÇÕES DE ACOMPANHANTES

• Atestados e declarações de acompanhantes devem seguir os seguintes critérios:
  • Apenas para filhos até 12 anos ou pais acima de 60 anos;
  • Se o acompanhado não estiver cadastrado como dependente ou se o nome do acompanhado não consta na declaração ou atestado deve-se anexar o documento do acompanhado;
  • Até o presente momento, serão aceitos apenas 15 dias de atestado de acompanhante num período de 60 dias;
• Informamos que segundo a CLT:
• Serão lançadas nas seguintes ocorrências:
  • 105 – ATESTADO ACOMP. MEMBRO FAMILIA ENFERMO HORAS
  • 107 – ATESTADO ACOMP. MEMBRO FAMILIA ENFERMO DIA
  • 109 – DECLARAÇÃO ACOMP. MEMBRO FAMILIA ENFERMO HORAS
  • 111 – DECLARAÇÃO ACOMP. MEMBRO FAMILIA ENFERMO DIA
• O preenchimento seguirá o mesmo padrão das Declarações e Atestados com a diferença no histórico que seguirá o seguinte padrão: Acompanhando filho (a) menor de 12 anos ou Acompanhando pai (mãe) maior de 60 anos;
• Para acompanhamento de companheira gestante em consulta de pré-natal, serão aceitos até 05 (cinco) atestados no período da gravidez desde que conste no documento que estava acompanhando para realização do pré-natal.

2.5. DEMAIS AFASTAMENTOS

Em todos os casos que o número de dias de atestado ultrapasse os 15 em um período de 60 dias ele deverá realizar o procedimento de afastamento junto ao RH com as seguintes distinções:

2.5.1. AFASTAMENTO INSS

Caso o funcionário não seja aposentado, o atestado original deverá ser apresentado no RH que providenciará a documentação necessária para ser apresentada junto ao INSS.

2.5.2. AFASTAMENTO DOENÇA APOSENTADOS

Caso o funcionário seja aposentado, deverá protocolar requerimento para o RH solicitando AFASTAMENTO SEM REMUNERAÇÃO POR MOTIVO DE DOENÇA e anexar o Atestado Médico original. O requerimento então será enviado para autorização do prefeito.

Em ambos os casos as ocorrências serão lançadas pelo próprio Setor de RH;

Sempre que o funcionário retornar do afastamento o RH deverá ser informado no mesmo dia para que possa dar baixa no sistema.

Lembrando que apenas os funcionários do RH podem alterar as Ocorrências de Afastamento.

2.6. RELATÓRIOS

Para facilitar as consultas de ocorrências, como número de abonadas, folgas de justiça eleitoral e número de atestados podem ser gerados relatórios conforme instruções abaixo e lembrando que, a partir da data de publicação deste manual, as consultas serão feitas em cada secretaria pelo responsável pelo fechamento.

2.6.1. OCORRÊNCIA POR FUNCIONÁRIO

Clicar em Rotinas Mensais -> Relatórios:

Logo em seguida clicar em Ocorrências por Funcionário:

• #1 – Período das ocorrências
• #2 – Tipo de Filtro: Ativos;
• #3 – Tipo de seleção: Ex. Geral, Local de Trabalho, Funcionário;
• #4 – Tipos de Ocorrência;
• * – Sempre marcar para incluir histórico;

3. SISTEMA DE PONTO

3.1. JUSTIFICATIVAS

Apenas serão aceitas justificativas previstas no formulário:

• Justificativa de ausência de ponto

Ausência de cadastro: Apenas quando REALMENTEnão houver cadastro;.

Caso seja uma outra justificativa, deve ser preenchido o seguinte documento:

• Justificativa de esquecimento
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
• Para os casos de esquecimento, só será aceita uma justificativa por período de fechamento e no máximo 3 no ano;
• Apenas uma justificativa por horário;

Em todos os casos, a justificativa só será lançada caso o superior imediato tenha autorizado;
Qualquer justificativa além das elencadas deverá ser encaminhada via ofício e protocolo e não será lançada sem a devida aprovação da administração.

3.2 ESCALAS

As escalas SEMPRE devem ser checadas antes do fechamento. Caso haja alguma divergência, deve ser enviado a escala correta nos e-mails rh4@saomiguelarcanjo.sp.gov.br e rh5@saomiguelarcanjo.sp.gov.br.

NÃO DEVEM SER ANEXADOS AOS ESPELHOS OU ANOTADOS PEDIDOS DE MUDANÇA DE ESCALA.

APENAS SERÃO ACEITOS AQUELES ENVIADOS NOS E-MAILS CITADOS ACIMA.

As escalas devem ser informadas com todos os dias e batidas do funcionário. Caso ele bata o ponto em mais de um lugar, como os professores de Artes e Educação Física, apenas a escola sede informará a escala constando o horário de todos os locais de trabalho.

Para funcionário de 30h semanais: Deve haver um descanso intrajornada de no mínimo 15 minutos e no máximo 2 horas. No dia em que o funcionário realizar horas extras, deve ter o descanso de no mínimo 1 hora.

Para funcionário acima de 30h semanais: Deve haver um descanso intrajornada de no mínimo 1 hora e no máximo 2 horas.

Para professores, o mínimo de intervalo entre uma batida e outra é de 10 minutos nos casos de dobras e HTPCs.

Sugestão de padrão para envio da escala:

• Segunda-feira – 08h00 às 12h00 – 13h00 às 17h00
• Terça-feira – 08h00 às 12h00 – 13h00 às 17h00
• Quarta-feira – 08h00 às 12h00 – 13h00 às 17h00
• Quinta-feira – 08h00 às 12h00 – 13h00 às 17h00
• Sexta-feira – 08h00 às 12h00 – 13h00 às 17h00

Em caso de escala de Professores, deverá constar o horário do HTPC.

3.3 COLETA DO AFD

Para coleta do AFD deve-se seguir os tutoriais abaixo dependendo do modelo do relógio:

• Relógio Henry
  Link do vídeo da coleta
• Relógio ControlID
  Link do vídeo da coleta
  
  
  
  
  
  
  

3.4 Importação de Arquivo

Clique na seta para baixo:

• Clique no ícone “From PC to Server”
• Selecione o arquivo do seu computador
• Após selecionar, aguarde o fim do UPLOAD.

Depois, clique em Apontamento ->Importar

Existem dois tipos de AFD e cada um tem sua particularidade na hora da importação:

AFD

• Período: Sempre será de 16 de um mês a 15 do mês atual
• Tipo de Seleção: Sempre será Geral para que outros setores possam acessar os dados, considerando que o mesmo funcionário pode ter registrado seu ponto em diferentes relógios.
• Modelo do Relógio: AFD
• Marque a caixa: Importar mais de um Arquivo
• Clique no botão destacado em amarelo para buscar o arquivo
• Caminho do arquivo: D:\01-COMPARTILHAR\UPLOAD
• Após selecionar o arquivo, clique em Importar

AFD V2

• Período: Sempre será de 16 de um mês a 15 do mês atual
• Tipo de Seleção: Sempre será Geral para que outros setores possam acessar os dados, considerando que o mesmo funcionário pode ter registrado seu ponto em diferentes relógios.
• Modelo do Relógio: AFD-V2
• Não marque a caixa: Importar mais de um Arquivo
• Clique em Importar para buscar o arquivo
• Caminho do arquivo: D:\01-COMPARTILHAR\UPLOAD
• Após selecionar o arquivo, a importação já terá início.

3.5 Cálculo do Período

Após a importação do arquivo, o próximo passo será o cálculo do período. Algo importante sobre o cálculo é que NÃO DEVERÁ CALCULAR SELECIONANDO TIPO DE SELEÇÃO GERAL, tendo em vista que, caso o cálculo seja feito dessa forma, apagará as informações dos cálculos das demais secretarias.

• Período: Sempre será de 16 de um mês a 15 do mês atual
• Tipo de Seleção: Recomendamos utilizar a opção Funcionário para evitar qualquer tipo de erro no cálculo. Também pode utilizar a opção Local de Trabalho, entretanto, para utilização desta opção deve ser confirmado no sistema da folha que todos os funcionários estão lotados no local correto. Caso não estejam, o setor de RH deve ser informado por e-mail para que faça a alteração.
• Funcionário: Para o tipo de seleção Funcionário, deve ser preenchido o campo com o número funcional de cada um e clicar em Calcular Apontamentos.

3.6 Manutenção e Impressão do Espelho

Após o cálculo, é a hora da manutenção dos espelhos. Não deve ser impresso o espelho para o funcionário fazer as justificativas. Todas as ocorrências devem ter sido lançadas e entregues, além de que toda justificativa já deve estar preenchida e devidamente autorizada pelo chefe imediato até o dia 16 para que possa ser feita a conferência e, se necessário, a manutenção.

Clicar em: Apontamento -> Manutenção

Passos:

• Conferir se o período está correto.
• Digitar o número funcional e apertar ENTER.

Dúvidas recorrentes sobre a manutenção do espelho:

• DIA COMPENSADO – SÁBADO
• DSR – DOMINGOS OU DIAS DE FOLGA PARA FUNCIONÁRIOS COM ESCALA 12X36
• Ocorrências de dia aparecem na coluna de JUSTIFICATIVA.
• Ocorrências de hora não aparecem.

Apenas devem ser feitas alterações no espelho para os seguintes casos:

• Justificativas devidamente autorizadas;
• Pontos excedentes;

ATENÇÃO: NÃO PODEM SER UTILIZADOS TEXTOS GENÉRICOS NA MANUTENÇÃO! Cada justificativa lançada deve ter o texto correspondente ao tipo de justificativa.

Antes de realizar a manutenção dos espelhos:

• Checar por batidas excedentes;
• Arrumar os horários fora de lugar;

Para arrumar os horários:

• Clicar no local onde será inserido ou excluído o horário;
• Apertar ENTER;
• Preencher a Justificativa de forma coerente e clicar em GRAVAR.

Após todos os ajustes, é a hora de imprimir o espelho:

• Clicar em Relatório;

• Checar se o período está correto e clicar em Imprimir;

• Clicar no ícone da impressora;

• Sempre selecionar Universal Printer;
• Clicar em Imprimir.

O espelho será aberto em outra janela, onde poderá ser impresso ou salvo em PDF. Sempre será entregue ao RH a via impressa e assinada pelo servidor. Mesmo que o servidor não esteja disponível para assinar os espelhos, eles deverão ser entregues dentro do prazo no setor de RH, que, após conferência e lançamento, devolverá para o respectivo setor coletar a assinatura.

Dúvidas quanto aos prazos: Consultar na seção Prazos.

3.7 Como enviar o espelho ao RH

Após impressos os espelhos, devem ser feitas as anotações referentes a horas extras, adicional noturno, ajuda de custo no seguinte padrão:

Horas extras:

Caso as horas excedentes sejam para pagamento, deve-se anotar no rodapé do espelho e com a assinatura do superior imediato.

Caso sejam para banco de horas, deve-se fazer a seguinte anotação no espelho e também preencher e entregar o formulário de requisição de crédito devidamente autorizado pelo superior imediato:

Ajuda de custo:

Para os funcionários que residem no perímetro urbano e trabalham na zona rural e tem direito a ajuda de custo, deve-se anotar quantos dias a pessoas tem direito.

Atrasos:

Não precisam de anotação sendo que o próprio Decreto nº 151/2023 já prevê o desconto. Lembrando que quaisquer faltas e atrasos que constem nos espelhos serão devidamente descontados.

3.8 Horas Extras e Atrasos

Após a impressão dos espelhos, devem anotar, no rodapé do espelho, os pagamentos de horas extras autorizadas, obrigatoriamente, com a assinatura do chefe imediato.

Para fins de simplificação do processo de redução do volume de papéis, não serão mais aceitos ofícios solicitando pagamento das horas que já constam no espelho ou mesmo de diárias que já estão autorizadas.

Apenas será necessário ofício para pagamento caso seja para quitação de banco de horas.

Importante: Não serão pagas horas extras que excedam a quantidade constantes nos espelhos e que não estejam devidamente autorizadas pelo chefe imediato.

Todos os atrasos e faltas injustificadas que constarem nos espelhos serão descontados.

Só serão aceitas e consideradas as seguintes anotações:

• Autorizo o pagamento das horas extras (e adicional noturno).
• O funcionário tem direito a X dias de ajuda de custo.

3.9 Funcionário com 2 Vínculos

Para os funcionários que possuem 02 vínculos, o procedimento para geração dos espelhos será o seguinte:

• Por limitação do sistema do relógio ponto, é permitido apenas 1 cadastro por PIS, então, no caso de funcionário com duplo vínculo, todas as batidas serão computadas na matrícula mais recente;
• Deve-se imprimir duas vias do espelho onde constam todas as batidas;
• No espelho onde constam as batidas, deverão ser excluídas as batidas referentes ao outro vínculo, e após isso serão feitos os ajustes;
• No outro espelho, devem ser lançadas manualmente todas as batidas correspondentes de acordo com o primeiro espelho;
• Grampear uma via com todas as batidas em cada espelho;

IMPORTANTE! As escalas de cada matrícula são únicas. Mesmo que o servidor atue com os dois cargos no mesmo local, as escalas devem ser enviadas de forma separada por matrícula ao RH.

3.10 Ausência Justificada

A ocorrência de Ausência Justificada só pode ser lançada nos seguintes casos:

• Servidor recém contratado ou alocado sem cadastro no ponto;
• Participação em evento promovido pela própria secretaria, desde que comprovado através de documentação;

Para os demais casos, como erros no relógio ou no arquivo de AFD, os horários devem ser lançados manualmente.

4. Dúvidas Frequentes

Professor tem HTPC em dia diferente do que consta na escala:

Neste caso, ele vai bater o ponto normalmente e deverá ser lançado no sistema a ocorrência 125 (ausência justificada horas) e no dia do HTPC desmarcado o flag no sistema de ponto de autorização de horas extras. Lembrando que o flag de abonar atraso não deve mais ser utilizado.

Professor vai substituir por um certo período em outra escola:

Caso seja uma substituição esporádica e de no máximo 3 dias, caso ele não possua biometria cadastrada na escola onde foi substituir, a mesma deverá emitir documento comprovando a substituição e o responsável pelo lançamento fará o ajuste manual no ponto. Se forem mais de 3 dias o RH deverá ser informado com antecedência para providenciar o cadastro da biometria, lembrando que é de responsabilidade de cada secretaria o fornecimento de veículo para tal ação.


Funcionário trabalhou no dia do óbito da licença nojo, pode compensar esse dia depois?

Não.

O ponto saiu no nome de outro funcionário:

Os relógios do modelo Control Id tem uma verificação de 1:N, ou seja, uma biometria é comparada com todas as cadastradas no relógio. Atualmente possuímos aproximadamente 4000 (quatro mil) biometrias cadastradas. Fatores como sujeira no leitor, oleosidade em excesso nas mãos, contribuem para atrapalhar a leitura do relógio o que pode acabar ocasionando da batida sair no nome de outro funcionário. Neste caso, deve-se orientar todos os funcionários a limpar o leitor e as mãos imediatamente e fazer nova tentativa.

Atendimento em perícia do INSS serve como atestado?

Não. Qualquer documento que não foi citado ao longo deste manual não será aceito para abonar faltas. Em caso de dúvidas deve-se contatar o setor de Recursos Humanos.